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小郑的第 233 篇原创文章
话说，今天这篇厉害了，是我花了15年才写成的！
如下干货内容太多，烦请大家泡杯茶或咖啡，坐定下来仔细看、好好做笔记、收藏下来经常复习哦~
如果你还没看过上一篇《如何写Email》，请先回去复习再回来哈。
简明英语
之前说过，我的职业生涯从一家著名的法国公司开始，一切都是Free Style、包括写英语邮件。
因为怕人嘲笑我英语不够好，每次我都挖空心思、竭尽所能寻找花哨的单词和词组。所以，我的邮件都是下面👇这样类型的：
Please be advised...
I should be grateful if...
I will utilize...
Prior to...
还得意得不的了！
直到去年年底，我在Edx自学「如何有效沟通」的时候（戳这里看我学了什么课），看到来自「哈佛商业评论 」的表格👇，顿时颠覆三观！
👈 又臭又长的都是错的；
👉 短小精悍的日常英语才是对的！
❗原来我写了15年英语邮件，却突然发现自己统统写错了！！！！！
因为，写邮件的目的是为了有效沟通，清晰、传达有效信息给收件人并给出指令，无论中文邮件、英文邮件还是火星文邮件，都一样。
所以，我们应该使用简明英语（Plain English），强调简洁、清楚、避免使用过于复杂的词汇，让人看了就秒懂。这样写起来快、读起来快、理解起来更快！
也就是说，英语邮件写得好不好，和英语是不是你母语、你的英语能力如何完全没！关！系！
颠覆三观了有没有？
接下来，请看五大常见错误和实操指南。大家有则改之，无则加勉，共同进步哈！
5大错误
1) 用词花哨
告诉我，你是不是和我一样，为了显示自己的英语能力，每次写邮件都尽量挑花里胡哨的词，显得自己很懂的样子？比如：
用utilize，不用use；
用terminate，不用stop；
用attempt，不用try。
毕竟，我也是过了英语6级的人呢，这种「use」、「stop」和「try」太简陋！
哎，大错特错了15年！
英语邮件第一原则：用日常词汇。
正如Plain English坚定的倡导者巴菲特所说：
「Write to inform not to impress.」
也就是说，我们写作的目的是为了告知（Inform），而不是为了炫耀自己英文多厉害！
使用那些华丽的词汇不仅很难看懂（要查字典才行！），而且让你的邮件显得很做作，反而增加了沟通成本。
所以，英语几级没关系，英语词汇量不够也没关系，在商业世界里，普通的Everyday English足够用了。请看下面更多例子，右边的日常词汇才是正确的打开方式。
❌concerning → ✅about
❌consequently → ✅so
❌alternatively → ✅or
❌attempt → ✅try
总结：
写邮件是为了沟通，不是为了炫技。
Do: 使用简单通俗的Everyday词汇；
Don't: 不要用复杂、华丽的词。
2) 句子很长
告诉我，你是不是和我一样，喜欢在邮件里用长词组，显得句子很丰富的样子？比如：
用on daily basis，不用daily；
用at the present time，不用now；
用on behalf of，不用for.
你是不是还喜欢用复杂的长句，显得自己逻辑很厉害的样子？比如：
for xxx , for example..., which... and ... therefore... when...
毕竟我们考英语时阅读分析是重中之重！
哎，大错特错了15年！
英语邮件第二原则：能短则短
因为长句子、长词组很啰嗦，而且没必要的冗长让人读起来很累。举几个例子，✅才是正确的打开方式：
❌in conjunction with
✅with
❌despite the fact that
✅although
❌Thank you for your courtesy and cooperation
✅Thank you
同样，每一句话也不能太长，控制在15-20个单词，只有1-2个主要想法就可以断句了。千万不要一句话里说很多前因后果、前世今生、左右举例，这样你写得很累，读的人更累！
总结：
短小精悍才是王道！
Do: 使用简单的单词和句子；
Don't: 少用不必要的长词组，少用结构复杂的长句子。
3）缺少有力的动词
告诉我，你是不是和我一样，喜欢在邮件里用各种被动时态，以及「to have」 「to be」这种有的没的的动词？
哎，大错特错了15年！
英语邮件第三原则：用有力的动词，多用主动语态。
和中文一样，在英语里，动词是整句的灵魂！所以，在商业世界中，用清晰、有力的动词，会让整句话立刻生动起来，有一种跃然纸上的感觉。比如：
❌ I will have a discussion with you.
✅ I will discuss with you.
明显后者更有力量，有一种马上就要行动起来的迫切感。
同样道理，我们也应该多用主动语态，让整句话更生动。比如：
❌ It will be done.
✅ We will do it.
不仅如此，用被动语态更啰嗦冗长，而且容易造成歧义：到底谁来做这件事，你，我，他，还是我们？
举几个例子，举几个例子，✅才是正确的打开方式：
❌ We made an application…
✅ We applied…
❌ We will provide appropriate information to XXX
✅ We will inform XXX
❌The implementation of the method has been done by a team.
✅A team has implemented the method.
当然，有些情况下确实需要用被动式，那就特别情况特别处理，一般情况下，超过9成的句子都应该用主动式。
总结：
动词是一句话的灵魂。动词用得好，邮件一定差不了！
Do: 使用简洁有力的动词和主动语态
Don't: 少用被动语态，不用Weak的动词
4）看不懂的行业术语
告诉我，你是不是和我一样，在邮件里充满了术语和缩写，显得自己很Insider的样子！比如：
Let's touch base tomorrow；
Drill down XXX；
Does it move the needle?
哎，大错特错了15年！
英语邮件第四原则：不用Jargon
Jargon，指在特定人群中才能懂的行话。比如财务领域有专门的Jargon，Marketing也有专门的Jargon，有很多大公司更有不成文的Jargon字典（比如著名P打头的日化巨头）。
还有一些Jargon来自体育项目，被很多男性高层Pick，就逐渐流行开来，比如Touch base，就是由棒球术语而来。
这种行话在跨部门沟通或者写给外部供应商或者客户时，对方根本Get不到。所以，除非你120%确定收件人能懂你的行话，否则尽量不要用。
总结：
不要用行话！
Do: 使用正常的英语；
Don't: 少用小范围特定人群才懂的行业术语。
5）虚头巴脑假正经
告诉我，你是不是和我一样，喜欢在文章结尾写一大串，显得自己很有礼貌的样子！比如：
I should be grateful if...；
Your response is highly appreciated；
at your earliest convenience.
哎，大错特错了15年！
英语邮件第五原则：该明确指示就明确指示
工作不是谈情说爱，不是请客吃饭，更不是和人讨价还价，也不是等人convenient了再回，而应该直接下指令说：
✅ Please send it to me;
✅ as soon as possible.
如果你明确需要对方行动，可以连「Please」都省去。因为你加了「Please」，其实是留了余地给对方可以不Action的。
当然，每个公司风格不同，有的公司更礼貌保守（比如我司），大家还是要根据公司的风格来自行调整。
总结：
写邮件不是请客吃饭！
Do: 明确发出指示；
Don't: 虚头巴脑不必要的客气。
总结
最后，我用巴菲特的一句话做总结：
「To succeed, I don’t need to be Shakespeare; I must, though, have a sincere desire to inform. 」
意思就是莎士比亚这样的文采没有毛用，我需要的是真诚地告知信息。
其实，不光写邮件，开会、培训等也是一个道理，要用清晰、直白、简洁的语言把事情说清楚，永远要想的是：我怎么才能更有效的Inform我的观众？这大概也就是为什么我的澳洲同事表扬我的原因。
总结如下，小郑做了个知识卡片方便大家存储下来。，保证你写邮件能力大增，到时升职加薪记得给小郑打赏🍗哦。也记得分享给你身边需要的小伙伴们哦～
小郑的话
我们学英语时，经过四、六级甚至托福、GRE和GMAT的洗礼，就喜欢用复杂、生僻的词汇炫耀自己，却从来没有人教过我们：在商业世界里，简单就是王道！
但是，I don't know what I don't know，导致了我生生写错15年的英语邮件。我常常在想，如果刚上班时有人能教我这些，我将会少走多少弯路啊。所以，呕心沥血写了这篇分享给大家。
其实，你会发现很多歪果同事写的邮件也很不堪，我们千万不要为了迎合Ta们而拉低自己的标准。每天进步一点，才是正确的工作方式。我在文末附上一些有用的链接给大家，有兴趣的可以继续研究。
以上是我个人的一些总结，我也在每天学习进步ing。加上文章篇幅有限，我只能先写那么多，欢迎大家留言补充。记得关注小郑哦，微信公众号ID：@Xiaozhengjessica 。
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最新评论 38
:要看收email是什麼人而定的，不能一概通用。對客戶，對同等級同事，對上司都用同一種語氣，就呵呵了。如果太過simple從而顯得沒禮貌，還不如羅嗦一點。至少體現了自己的教養。
:说的真对！keep it simple
:下属向我拿文件，如果连please或can you 也不放，我一脚踹他到窗外（kick him out of the window) hahaha
:我觉得你这个15年的研究太浪费时间了哈哈哈 email是非常subjective 的 我个人性格比较喜欢straightforward 所以你的烦恼在我这里不存在🙂
:纯工作平级交流，直球一点是对的，但凡对上级、客户，还是保持必要的礼貌，当然也没必要太花哨（（
:我认为太简洁显的没有礼貌。怎么写还是对人对事吧。
:这个。。。在比较传统的企业里还是要正式些的好。。。。
:说实话我的经验告诉我，即便不是和上级，和平级或者是第三方agency，身边的美国同事邮件还是很客气，甚至偶尔有一点迂回。所以这篇的内容只能说同意部分。简洁还是要分场合，不然显得我们国人很粗鲁
:同感，其实这个度要把握不好就变成rude了。尤其美国职场等级很分明。
:和同事客户老板说send to me ASAP可能会被踹死或者拉黑…………不是简洁问题，根本就是粗鲁…………
:汉语我是自信的，英语真的说什么都不知道对不对，唉
:同意楼上说要看情况使用的童鞋们。表格里的第一个例子说用as soon as you can 来替换at your earliest convenience. 这得看和谁说， 要是上司、老板或者客户说at your earliest convenience 听上去会礼貌很多。
:是的呢。这篇更适合平级同事之间吧。
:如果是学国贸专业的 这些都是要学的 也是最基础的 英语专业的基本上就是喜欢华丽的风格 不一样的专业要求不一样嘛……
:得看情况啊。你跟客户沟通这么写邮件，不带appreciation，特别强制的味道，人家对你肯定没好感了，跟欠你钱一样
:还是要看情况 一般同事之间的交流可以这样 但如果是邀请函 或者一些给上级批示的文字 还是需要有些文绉绉一点的词和用法
:native 写邮件也经常会用“NOT THIS”里面的phrase啊
:😂看情况 你不可能写给executive也那么鞋
:主要还是看情况而定吧
:有些时候还是得用啊
:我一直就喜欢用又简洁又生僻的词😂看来得改改了
:我觉得不能一概而论
:仿佛在看GMAT的SC