写了这么多年Email,你确定自己真的会写吗?| 职场干货
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写了这么多年Email,你确定自己真的会写吗?| 职场干货

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本文于22天前发布   20天前更新
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小郑的第 229  篇原创文章

话说,我们白领上班的一个重要内容就是处理各种Email(以下称「邮件」)。写了这么多年Email, 也许,你并不是你想象中的那么会写邮件:

  • 邮件为什么重要
  • 6大常见错误
  • 邮件的正确打开方式

看完本篇,保证你从此邮件写得好,升职加薪肯定不会少!

为什么Email重要

我的职业生涯是从一家著名的法国公司开始。很可惜,和美国人相比,法国的Free Style做派让我野蛮生长、自学成才(有机会下一次出一个连载专门讲美国公司和法国公司的区别)。所以,很长一段时间以来,我一直对电邮不屑一顾,认为这无非就是日常沟通的一部分,只要自己项目完成、产品上市成功,这些破邮件都无所谓。

直到几年前我去美国工作,受到一位前辈指点,这才茅塞顿开!一言以蔽之:email is a reflection of you。

如果你的邮件逻辑混乱、很难看懂,那就说明你本人思路不清,工作时经常颠三倒四;如果你的邮件充满了语句不通顺或者拼写、语法错误,基本上可以肯定你这人就是粗枝大叶、不讲究细节。不信你把你的同事一个个在脑海里捋一遍,百发百中!

所以,你的邮件就代表着你的工作作风和个人风格,每一封电邮都会默默增加或者减少你的Credibility和Reputation。所以,「邮件写得好,升职加薪少不了」,可绝不是夸张。

接下来,我就自己的经验来说说6大Email常见错误,大家有则改之,无则加勉,共同进步哈。

6大常见错误

1)  邮件不回

告诉我,有没有某些时候,你发邮件给某人,等着对方回答。结果你等的心急火燎,对方就是死不回复!

于是,你开始怀疑人生:到底是我没有发出去呢,还是对方邮箱有问题没收到呢,还是人家真的没回呢?

而长此以往,那个不回邮件的Ta会被同事认为「工作不负责任,永远没有下文」,对自己的声誉影响可不小。

Email的第一原则:及时回邮件!

和电话「现开销」不同的是,邮件的存在是为了给对方一定时间处理你的要求或者询问,然后回复你。重点在于:要「回复」你!

有的人可能因为太忙忘记回了,有的人可能因为不知道怎么回就不回,这些都是非常不专业的做法。

正确的做法是:

📧 【2分钟原则】

如果一封邮件能在2分钟内就处理完的,立刻、马上、现在处理;

如果2分钟处理不完的,记得要把它标注下来,等你有空了或者收集所有资料了再回复。可以用Outlook自带的「提醒」功能,可以记在小本本上,也可以在电脑里专门建一个Folder,把这些今天要处理的邮件拖进去。

📧 【24小时回复】

这一条在美国普遍适用:原则上,所有邮件都默认需要24小时内回复。

📧 【不知道怎么回时】

我知道你要问了:

有的邮件24小时根本回不了!需要收集资料,需要和其他同事核实,24小时是不可能的!

确实如此!

在我长达15年+的职业生涯中,不仅碰到过无数次上述情况,更有很多棘手的邮件、一时半刻不知道怎么回复。

这时,24小时回复原则不变。只是,你不需要给答案,你需要的是Acknowledge已经收到对方邮件这个事实。你可以回复发件人:「我收到你邮件了,我需要更多的时间处理,请您不要着急。我一有消息就会马上回复您的。」 这样,对方就知道自己的邮件发出去是有回应的,哪怕没有答案,但是情绪上已经被安抚了。

📧【自动回复】

很多人会在休假或者外出不在办公室时,在邮箱里设置“自动回复”,告知发件人「稍安勿躁,我不在办公室哦」。

这里要补充一句,如果你要开一个很长的会,或者因为工作安排你在未来几小时内都不会处理邮件,我建议这时你也可以设置「自动回复」。

总结:

24小时内回复邮件。回复人家「我收到你邮件了」比回复什么内容更重要!

2) 邮件太长

告诉我,你有没有收到过又臭又长、宛如一篇论文一样的邮件,需要好几屏才看完的?

反正,每次我收到这样的邮件,都得好好喝几口咖啡压压惊...

Email的第二原则:精简。

精简包括两点:

精确,包括用词准确,不能有歧义;也指To the point,让收件人看完马上就知道到底发生了什么、要Ta干嘛;

简短,能用一个词说清楚的,别用词组;能用一句话说清楚的,别用两句。(这个在英语邮件里尤其重要,如果大家有兴趣,留言告诉我,我会具体写一篇英语如何写Email,绝对大开眼界!)

正确的做法是:

📧 【目的先行】

我们中国人讲话喜欢铺垫:先上来写一大堆有的没的,最后才是重点;但是,写邮件千万不可以,必须目的先行,上来两行内要写清楚「我为什么要写这封邮件、这封邮件围绕什么主题」。

这一点和我之前写过的《如何做Presentation》一毛一样,大家可以回去翻翻我写的旧文。

📧 【用Bullet Point】

有时,因为事情复杂,邮件就是很长,这时就一定要用Bullet Point。

这样能让你的邮件更有逻辑性,也更容易阅读。我还会把每个小Point加粗,这样收件人哪怕快速浏览,也能1秒Get到大概内容。比如本文就是个很好的例子,为了方便阅读,我有很多Bullet point。

📧 【如果真的太长】

有的时候,就算再精简、再用Bullet Point,邮件还是又臭又长。这时,你不如回复邮件建议直接打电话说。说完再写个会议记录,这样会有效率很多。

Thanks for your email. I think we can work through this more efficiently with a quick phone call. Are you free today or tomorrow for a  15-minute call?

总结:

邮件要精简,直达要害,让收件人能快速读懂你的信息。有时,不如直接打电话,比漫长的邮件往来效率更高。

3) 收件人是谁

大家还记得前几年大热的 吗?女主Mia 倾家荡产、自掏腰包做了一个,然后发给包括影评人、媒体等广大业内人士,希望他们介时来参加。

结果,一个人也没有来。Mia伤心极了...

其实,我想说:没人来捧场,是因为你的邮件没发对!

拉上去看我用红色圈出的收件人栏:所有人的邮箱地址都赤果果的在那里。天呐,居然没有BCC(秘抄)!试问那些业界大咖谁想告诉别人自己的邮箱地址是什么?这样不仅让收件人觉得你很不专业(看到没,电邮如其人!),而且因为自己的私人信息被泄露而感到恐慌。

Email的第三原则是:搞清楚To谁、CC谁和BCC谁。

 正确的做法是:

📧 【To】

明确的收件人,为了引起他们的注意并要求他们对你的邮件有所回复或者行动。

📧 【CC】

Carbon Copy,也叫「抄送」,指发送邮件副本给这些人,并不需要这些人的回复或者行动,但是所有人都看得到谁收到这些邮件了。公司内部的邮件多用CC。

📧 【BCC】

Blind Carbon Copy,也叫「秘送」。和「抄送」的区别是,如果你不想让大家互相知道谁被抄送了,就用BCC。尤其适用于外部联系人,比如公司发邮件给供应商、Mia发邮件给媒体人影评人等。

也许你会说:

有那么复杂吗?不就是写个邮件吗,也太复杂啦吧。我每天忙都忙死了,还想那么多?

真有大不同!

你试试发个邮件给同事,有没有CC老板会直接影响对方回复你邮件的速度和态度;

因为邮件很多,很多人对被CC的邮件都放到最后去看,或者压根就不看,尤其是日理万机的老板们;

📧 【Reply to all】

当很多人都被抄送在一份邮件时,你回复时要仔细思考到底需要「回复所有人 Reply to all」,还是只回复某个人。

原则是不要随心所欲地Reply to all,没有人喜欢看到自己的邮箱里有一堆和自己无关的邮件。

总结:

搞清楚邮件对象,才是写Email的正确打开方式。

4)标题没有重点

再说回Mia这封邮件,其标题是「Mia Dolan – Performance of One Woman Show」。看上去很好,很To the point啊。

但是,问题是,谁是Mia Dolan?她很有名吗?

你想想那些收到邮件的影评人或者媒体人,估计没人会知道一个叫Mia 的新人。这样的标题,人家点都不会点开,直接扔垃圾箱。

你回想一下,当你的邮箱里躺着50封邮件的时候,最先打开的除了你老板的电邮外,多数都是因为标题吧。(这一点怎么和推送的标题原理一样呢?)

这就引出下一个Email原则:标题为王。

正确的做法是:

📧 【简短,重点前置】

标题字数如果太长,根本看不全所有标题;更不要说,大家现在都用手机看邮件。所以标题不要起太长,而且重点放到前几个字上去,以防止标题后面被折叠(和推送标题又是一个原理)。

📧 【明确指示】

在标题最前面放上如下短语都可以帮助收件者尽快处理你的邮件:

「Input Required:XX 项目」

「Urgent - Action Required:XX 工作」

「Reply by xxx日期」 或者「Due by xxx日期」

总结:

起个好标题,才能提高打开率和回复率!

5) 邮件吵架

告诉我,你有没有收到某人的邮件,气得就要原地爆炸了!于是,怒气冲冲地回邮件,结果...爆发邮件大战。问题没有解决,却两败俱伤!

Email的第五原则是:不要在你生气的时候回邮件!

同样一件事,当面说、电话说和邮件里说,会产生截然不同的效果。邮件因为缺少了声音和身体语言,有时会让你过于主观,导致判断失误。尤其英文邮件,毕竟是第二语言,当你觉得对方的邮件在挑衅或者指责你时,有时恰恰只是因为语言障碍而误解了。

正确的做法是:

📧 【冷静,冷静,再冷静】

无论如何,首先你一定一定要冷静!我知道很难...... 不如茶水间倒个水,去同事那里说点其他事,再回来重新读几遍邮件。

📧 【回复邮件稍后发】

冷静完毕,可以开始回邮件。但是,写完后不妨保存起来不发。等上个四五个小时,再回过来打开Draft,重新看一遍邮件。很多时候你会发现,同样的事用不同的词表达,会差很多。

总结:

生气时不要回邮件,冲动是魔鬼!

6) 邮件错误

告诉我,你有没有发出某封邮件后,捶胸顿足、后悔万分,想撤回也来不及了!毕竟,发出去的邮件,就是泼出去的水,收也收不回了啊。

Email的最后一条原则就是:检查、检查、再检查,保证邮件没有错误再发出去。

正确的做法是:

📧 【读出声来】

你看3遍,不如大声读一遍。读一遍,你马上就能检查出来哪里语法错误,哪里用词不当。尤其是重要的邮件,一定要读出声来自查。

📧 【检查拼写和语法】

这条适用于英文邮件。

我的邮箱永远都设置「发送前自动检查拼写」,我还会用Grammerly等在线自查工具检查语法错误。邮件准确率越高,你的Credibility就越高。

📧 【邮件稍后发】

这一条和你生气时回邮件一样。重要的邮件不如先Draft好,过几小时、甚至过一天再发送,你会发现,当你用全新的眼光审视这封邮件时,之前没发现的错误会跃然纸上,有时你会思路大开,重新组织语言让邮件更精简。

📧 【不用表情符号】

在公司邮件中使用Emoiji表情符号是一件极其不专业的事,你不需要Being cute,或者Trying to be likable, 你需要的是Being professional。

📧 【不可以随意使用大写】

这一条适用于英语邮件。我也是过了好多年才知道,原来全部大写就代表你在向对方咆哮!

大家感受以下两者的区别:

REQUEST QUOTE FOR ROUTED LETTERS ABC COMPANY

Request quote for routed letters ABC company

是不是秒懂?

📧 【不可以随意使用感叹号】

和上面同样一个原理,让大家感觉你在咆哮~

大家再感受一下:

希望你尽快回复!!!!!!!!!

总结:

发送邮件前好好检查,保证正确率。发得快不如发得对!

总结

总结如下,小郑做了个知识卡片方便大家存储下来。保证你写邮件能力大增,到时升职加薪记得给小郑打赏🍗哦。也可以分享给你身边需要的小伙伴们哦。

小郑的话

在我漫长的职业生涯中,曾经写错过很多Email,因为I don't know what I don't know(像我这个年纪的白领们,几乎都没有受过专业的Email培训,大家都是边做边学)。我常常在想,如果刚上班时有人能教我这些,我将会走多少弯路啊。所以,我写了这篇分享给大家,希望能对大家有所启发。

以上是我个人的一些总结,我也在每天学习进步ing。加上文章篇幅有限,我只能先写那么多,欢迎大家留言补充。

我还想写写如何用英语写Email,大家想看的请举手!

以上图片来自网络,侵删。

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